Журнал кассира операциониста заполнение образец. Образец заполнения журнала кассира-операциониста — PL Engineering
Всё движение наличности, проходящее через кассовый аппарат за рабочую смену, должно фиксироваться в Журнале кассира-операциониста по форме КМ-4. Это первичный учётный документ, который ежедневно, на основе Z-отчета, заполняет ответственный кассир.
С началом использования онлайн-касс ведение журнала кассира-операциониста стало добровольным.
Перед началом работы журнал регистрируют в налоговой. Для этого все страницы журнала нумеруются, прошнуровываются, на последней делается запись: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов».
Запись заверяется подписями работника налоговой инспекции, главного бухгалтера и руководителя. Ставится печать организации.
Для каждой кассовой машины ведётся свой журнал учёта. Записи делаются от руки, шариковой ручкой.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста
Посмотреть образец журнала по форме КМ-4: стр. 1 стр. 2 стр. 3
Бланк журнала кассира-операциониста. Форма КМ-4
Посмотреть бланк журнала по форме КМ-4: стр. 1 стр. 2 стр. 3
Правила заполнения журнала кассира-операциониста
На обложке указываются наименование, адрес, ОКПО, ИНН организации, наименование подразделения (торговой точки), данные о ККМ (модель, заводской и регистрационный - присвоенный при регистрации у налоговиков - номер).
В строке «Период» ставятся фактические даты начала и окончания его ведения. Когда журнал заканчивается, регистрируется новый.
Подписывает титульный лист ответственное за ведение журнала лицо - кассир (кассир-операционист).
Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.
Заполнение внутренних страниц бланка:
1 – дата снятия Z-отчета в конце смены или рабочего дня. Если в один вечер снято несколько Z-отчетов, то данные по каждому заносятся под одной датой в отдельную строку журнала;
2 – номер отдела (секции), если у торговой точки есть такое деление. Заполнять не обязательно;
3 – ФИО ответственного кассира;
4 - номер Z-отчета, снятого в конце рабочей смены;
5 – у современных ККМ эта функция отсутствует. Графу можно не заполнять;
6 – показания общей суммы - всех пробитых на этой ККМ денег за всё время её работы - на начало дня. Эта сумма увеличивается с каждым снятым Z-отчетом;
7, 8 – подписи кассира и администратора;
9 – показания общей суммы на конец рабочей смены: цифры из гр.6 + накопления (гросс-итог) за рабочую смену;
10 – выручка за рабочую смену; включает в себя наличку, безнал и возвраты по неиспользованным чекам;
11 – только наличная выручка, которая сдается в бухгалтерию по приходному кассовому ордеру;
12 – столбец заполняется, если у кассового аппарата есть функция подсчета безналичных платежей;
13 – размер безналичных платежей, если они были;
14 – общая сумма наличных и безналичных платежей минус возвраты;
15 – возвраты покупателям по неиспользованным кассовым чекам, если они были;
16 – после того, как кассир заполнит журнал, он оформляет справку-отчет (форма КМ-6), вместе с наличностью передает ее старшему кассиру и расписывается в этой графе;
17 – подпись администратора или старшего кассира, получившего деньги у кассира-операциониста и проверившего правильность расчётов;
18 – подпись руководителя (старшего кассира);
Графы 1,2,3,6 заполняются в начале рабочей смены.
Если в журнал необходимо внести исправления, они должны быть заверены подписью кассира-операциониста, главного бухгалтера и руководителя предприятия. Журнал кассира-операциониста хранят минимум 5 лет.
Один из самых главных документов при учете финансов – журнал кассира-операциониста унифицированной формы КМ-4 . Изначально производиться регистрация в налоговой организации, где нумеруются листы, и прошивается журнал. Страница, располагающаяся на последнем месте, подписывается управляющим и бухгалтером.
Этот журнал фиксирует количество денег, которые прошли через аппарат кассира в течение работы бухгалтера, создается запись во время старта и конца смены информации счетчиков ККМ.
Как заполнить журнал кассира-операциониста?
Вам нужно произвести операции с ККТ? Изучить информацию о заполнении заявления – форма по КНД 1110021.
Заполнение журнала кассира-операциониста (форма КМ-4)
Так как же заполняется форма КМ-4?
- Информация о дате (смене). Здесь заполняется 1 графа, где указывается день, месяц и год отчета – эти данные фиксируются в журнале кассира-операциониста. Случается и такое, что имеется много отчетов за 1 дату, тогда они фиксируются в разной строке с единой датой.
- Номер отдела (подразделения). 2 графа, где фиксируется номер отдела. На этот отдел были пробиты чеки за смену. Если прибор кассира не имеет функции пробития, то данные не заполняются.
- Фамилия, имя, отчество кассира. В третьей графе указывается ФИО, являющегося ответственным за осуществление операций на кассе.
- Номер главного счетчика в завершении смены. 4 графа фиксируется номер Z-отчета.
- Номер счетчика, который регистрирует объем переводов данных по счетчику. 5 графа – здесь данные берутся из 4 графы.
- Данные суммы финансовых счетчиков в начале смены. 6 графа указывает накапливающийся налог на старт смены, где учитываются все суммы, со старта работы аппарата. Если регистрируется другой аппарат в налоговой организации, то должно осуществляться пробитие на сумму 1 рубль 11 копеек.
- Заверяется подписью кассира или управляющего в журнале. Седьмая и восьмая графа – проставление подписей этих людей. Человек, занимающий две должности, одновременно ставит свои подписи в обе графы.
- Данные суммы финансовых счетчиков по окончанию смены. Здесь в 9 графе указываются те самые данные, прописанные в предыдущем предложении. К этой цифре из 6 графы добавляется выручка за данную смену. Происходит списывание накоплений с данных Z-отчета.
- Количество денег выручки. Десятая графа включает в себя данные о прибыли за смену. Здесь суммируются данные из 11, 12 и 15 графы.
- Сдача наличными. 11 графа фиксирует выручку наличными.
- Оплата по документам. 12 графа фиксирует объем выплат по безналичному расчету в журнале КМ-4. При отсутствии данной функции у аппарата, не заполняется графа. В 13 графе фиксируется количество безналичных платежей.
- Общий объем сдачи. В 14 графе фиксируется количество финансов наличных и безналичных платежей, за вычетом возвратов.
- Суммарное количество возвратов. В 15 графе фиксируется данная характеристика за смену.
- Заверение кассиром. В 16 графе оставляет свою роспись ответственный за кассу.
Скачать образец и бланк журнала кассира-операциониста (форма КМ-4)
В этом разделе мы опишем простым языком как заполнять журнал кассира-операциониста , опираясь скорее на понимание наших действий, чем на строгое следование не всегда понятным названиям граф журнала . Сами названия граф не однозначно трактуют их смысл и плохо согласуются с терминами из инструкций к кассовым аппаратам. Поэтому, мы рекомендуем заполнять журнал кассира-операциониста руководствуясь соображениями адекватного восприятия результата работы на ККТ как с вашей точки зрения, так и с точки зрения проверяющего органа. Ведь смысл ведения самого журнала кассира-операциониста заключается в том, чтобы вы могли легко определить оборот наличной выручки за любой период, а инспектор смог легко сверить ваши записи с показаниями самого ККТ и кассовыми отчетами. Иногда, инспекторы сами выдают рекомендации по заполнению журнала кассира-операциониста .
Обратим внимание на следующий рисунок.
В нем продемонстрирован образец первой записи в журнал
, которая делается обычно по
результатам ввода в эксплуатацию ККТ в налоговых органах. При этой операции регистрируется
продажа на сумму 1 рубль 11 копеек и снимается Z-отчет под номером 1, если ККТ новая, если
ККТ бывшая в употреблении – номер Z-отчета может быть любой. Таким образом, эта сумма всегда
присутствует в дальнейших показаниях «итогового суммирующего счетчика», но при этом не
является вашей выручкой.
Необходимо закрепить следующее правило при заполнении
журнала
: каждый снятый Z-отчет – это отдельная запись в журнал кассира-операциониста
. Соответственно, если за смену
снято более одного Z-отчета, количество записей в журнале соответствует количеству этих отчетов.
Соответственно, могут появиться записи с одинаковыми датами, что не является нарушением ни типовых
правил эксплуатации ККТ, ни закона о применении ККТ.
В журнале следует обратить внимание на следующие графы:
- ст.1 – дата снятия отчета (закрытия смены);
- ст.3 – ФИО кассира;
- ст.4 – номер Z-отчета (закрытие смены);
- ст.6 – показания главного суммирующего денежного счетчика на начало смены;
- ст.9 - показания главного суммирующего денежного счетчика на конец смены;
- ст.10 - сумма выручки за день, согласно показаниям соответствующего счетчика. Определяется как разница между графами 9 и 6;
- ст.11 - сумма наличных денежных средств – выручка;
- ст.14 – общая сумма сданных кассиром денежных средств на конец смены за текущую смену;
- ст.15 - отражается сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным (в том числе ошибочно пробитым чекам);
- ст.16, 17, 18 - подписи соответствующих должностных лиц организации.
Опишем подробнее смысл некоторых «сомнительных» граф:
Графы 4 или 5 (различие между этими графами сложно понять
даже специалисту), содержат номер Z-отчета, который обязательно печатается на самом отчете и имеет
сквозную нумерацию от 1 и далее. Каждая запись «строка» в соответствует своему номеру
Z-отчета. Пропуски между номерами теоретически могут возникнуть в случае определенных неисправностей
ККМ, повлекших изменения показаний этого счетчика, что сопровождается обязательно техническим
заключением и актом об изменении показаний счетчиков со стороны ЦТО.
Перечислим множество определений этого счетчика, с которыми вы можете столкнуться:
- номер Z-отчета
- номер сменного гашения
- счетчик регистрирующий количество переводов суммирующих денежных счетчиков на нули
- и т.п.
Графы 6 и 9 учитывают один и тот же счетчик ККМ.
Понятно, что показания счетчика на конец смены (после снятия Z-отчета) всегда совпадают с
показаниями этого же счетчика на начало следующей смены. Отличия в записи этих граф могут
появиться только в случае возникновения неких неисправностей ККМ повлекших изменения показания
самого суммирующего счетчика. Однако такие изменения, в любом случае должны быть зафиксированы
специалистом ЦТО. Это - техническое заключение и акт об изменении показаний счетчиков.
Поэтому само переписывание граф может показаться глупым, но при этом является общепринятым
правилом. Показания же самого суммирующего счетчика можно найти непосредственно на Z-отчете.
Называется этот счетчик по-разному для различных ККМ, например:
- главный суммирующий денежный счетчик;
- гросс итого
- нарастающий итог
- итого
- итоговый счетчик
- и т.п.
Графа 10 содержит показания соответствующего счетчика
ККМ (приводится на X и Z отчетах) регистрирующего сумму продаж за текущую смену. Он тоже может
называться по-разному:
- итоговая сумма
- гросс
- сменный итог
- и т.п.
Показания этого счетчика обычно соответствуют реальной
наличной выручке предприятия по конкретной ККМ. Однако, если вы принимаете «безналичные» платежи,
осуществляете возвраты денежных средств покупателям, а так же в некоторых иных ситуациях – вам
потребуется использовать графы 11 и 15.
Рассмотрим случай с возвратом денежных средств покупателям
(см. порядок оформления возвратов) .
Если вы зарегистрировали по ККМ чек(и) возвратов, то
возникает необходимость отразить этот факт в журнале кассира-операциониста
. Для этого необходимо
правильно заполнить графу 11 – сумма фактической наличной денежной выручки и графу 15 – сумма
возвратов. Надо отметить, что различия между графами 10 и 11 могут возникнуть в
нескольких случаях:
- в случае с учетом безналичной оплаты (кредитные карты и т.п.)
- в случае применения некоторых ККМ «старого образца» - разрешенных к применению до
истечения сроков их амортизации (сумма возвратов не всегда вычитается из показания
счетчика сменного итога)
- в случае ошибочно пробитых чеков.
В журнале
под порядковым номером производится запись:
В графе №1
- указывается текущая дата.
В графе №2
- номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККТ обслуживает
несколько торговых сек-ций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.
В графе №3
- фамилия, имя, отчество кассира - операциониста.
В графе №4
- номер гашения.
В графе №5
- указывается номер Z-отчета, соответствующий текущей дате.
В графе №6
- показания счетчика "Гросс итого" на начало дня. Эту сумму ККТ указывает в Z-отчете,
и показания на начало дня - это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.
В графах №7 и №8
- соответственно подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).
В графе №9
- показания счетчика "Гросс итого" на конец дня. Если ККТ не указывает в Z-отчете
показания счетчика "Гросс итого", то его можно записать путем суммирования граф №6 и №10.
В графе №10
- сумма выручки за день, согласно показаниям счетчика. Определяется как разница
между графами №9 и №6.
В графе №11
- сумму наличных денежных средств (выручку).
В графах №12 и №13
- соответственно: количество платежных документов
(банковских чеков и т.п.), если они принимаются организацией и общую сумму оплаченную
этими документами. Если этого не происходило, то необходимо поставить прочерки.
В графе №14
- указывается общая сумма выручки (№11+№13).
В графе №15
- отражается сумма денег возвращенная покупателям (клиентам)
по неиспользованным (в том числе ошибочно пробитым чекам).
Внимание! Возвращать деньги из денежного ящика ККТ можно только по чекам, пробитым в этот день. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3.
В графах №16, №17 и №18
- подписи соответствующих должностных лиц организации.
Генеральный директор ООО ЦТО «Матрица» Базалева М.Ю.
Журнал кассира-операциониста - образец заполнения его доступен на нашем сайте - оформляется отдельно для каждого контрольно-кассового аппарата. О том, как заполнить журнал кассира-операциониста и нужно ли его заполнять при использовании онлайн-кассы, читайте далее в материале.
Зачем нужна и у кого должна быть книга кассира-операциониста (форма КМ-4)
Журнал кассира-операциониста утвержден постановлением Госкомитета статистики от 25.12.1998 № 132 (далее - постановление № 132), его также называют унифицированной формой КМ-4. Обязанность ведения журнала при применении ККМ закреплена в типовых правилах, содержащихся в письме Минфина от 30.08.1993 № 104. Но эти правила утратили актуальность в связи с принятием нового закона об использовании ККМ, согласно которому большинство хозсубъектов с 01.07.2017 обязаны использовать обновленные модели кассовой техники, способной передавать информацию налоговикам о расчетах с покупателями в онлайн-режиме.
О применении онлайн-касс плательщиками ЕНВД читайте в статье .
В новой редакции закона «О ККТ» нет информации о необходимости применения унифицированных форм, в связи с чем использование книги кассира-операциониста при использовании онлайн-касс необязательно. Такое же и Минфин в своем письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.
Но компании и ИП вправе самостоятельно вести данный регистр для учета и контроля поступившей выручки.
Постановлением № 132 было предусмотрено, что журнал заполняется работающим за кассой сотрудником, который обслуживает клиентов (принимает от них деньги в качестве оплаты за товар или услуги) при помощи контрольно-кассовой машины (далее - ККМ). Этим же документом было предусмотрено, что он должен храниться у руководителя (заведующего) или главного (старшего) бухгалтера, а перед началом смены выдаваться кассиру.
Форму журнала КМ-4 вы можете скачать на нашем сайте.
В данном регистре кассир ежедневно должен был записывать показания, снятые с ККМ. Также этот журнал служил для контроля соответствия остатка в кассе с тем, что числится в машине.
Когда и как правильно заполнять журнал кассира-операциониста
Когда и как заполнить журнал кассира-операциониста образца 2017-2018 годов? Полагаем, что организации и ИП, применяющие онлайн-кассы и принявшие решение о заполнении журнала кассира-операциониста, могут самостоятельно установить правила его заполнения. При этом можно ориентироваться на указания по его заполнению, установленные постановлением № 132. В описании к регистру КМ-4 говорится, что журнал заполняется ежедневно ответственным работником - кассиром.
Записи в журнал вносят шариковой/чернильной ручкой синего цвета без помарок. Если имеет место исправление, то запись о нем, сделанная кассиром, заверяется директором и главным бухгалтером.
До применения онлайн-касс перед началом ведения его нужно было пронумеровать, прошнуровать и зарегистрировать в ИФНС. Поскольку, как уже было сказано выше, при применении онлайн-касс необходимости в журнале контролирующие органы не испытывают, то и регистрировать его в ИНФС не надо. Решение о необходимости его нумеровать и шнуровать организации и ИП могут принять самостоятельно исходя из внутренних правил. Согласно указаниям по заполнению КМ-4 журнал должен был заполняться кассиром сразу же после снятия Z-отчета. В онлайн-кассах при завершении работы снимается отчет о закрытии смены, данные которого могут переноситься в КМ-4.
Подробнее о том, где скачать образец и как заполнить журнал кассира-операциониста, читайте в статье .
Пример заполнения журнала кассира-операциониста
Давайте пошагово разберем, как заполнять журнал кассира-операциониста. Итак, сдавший смену кассир обычно снимает отчет о закрытии смены. Данные из этого документа используются при заполнении графы 4 (порядковый номер отчета), графы 5 (здесь дублируется предыдущая запись), графы 6 (показатель счетчика) и графы 10 (дневная выручка). В графе 9 отображаются данные из снятого в конце смены отчета.
В графах 1–3 указываются: дата, номер отдела, Ф. И. О. кассира. В графах 7–8, 16–18 проставляются подписи кассира, администратора и старшего кассира, если это 3 разных человека, а при совмещении должностей достаточно 1 подписи.
В графе 11 отображается сумма наличных, в графе 12 - число безналичных платежей, в графе 13 - безналичная сумма, в графе 14 - сумма за вычетом возвратов, в графе 15 - суммарное значение возвратов средств из кассы покупателям.
Проверить правильность занесенных данных очень легко - для этого следует сравнить показания из Z-отчета (графа 10 регистра = графа 14) и суммарные значения из граф 11–12 за вычетом графы 15.
Еще ряд проверочных формул:
- графа 11 = графа 10 – графа 13 – (графа 15);
- графа 14 = графа 11 + графа 13;
- графа 10 = графа 9 – графа 6.
Рассмотрим образец заполнения книги кассира-операциониста.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста
Чтобы не допустить ошибки и разобраться с тем, в каких графах необходимо отображать ту или иную информацию, предлагаем ознакомиться с образцом заполнения журнала кассира-операциониста, который можно не только посмотреть, но и скачать на нашем сайте.
Итоги
Организации и ИП при осуществлении расчетов с использованием онлайн-касс могут не заполнять журнал кассира-операциониста. Но если ими было принято решение для выполнения внутренних задач продолжить вести данный регистр, то им рекомендуется установить порядок его ведения. В условиях применения онлайн-касс регистрация журнала кассира-операциониста в налоговых органах не требуется.
При использовании контрольно-кассовой техники обязательной к заполнению является журнал кассира–операциониста (форма КМ-4). Журнал нумеруется, прошивается и регистрируется в налоговом органе при постановке на учет ККТ.
Журнал кассира-операциониста нужно вести до его окончания и затем заменить новым, зарегистрировав их в ИФНС вновь. Часто заполнение документа вызывает трудности. Рассмотрим некоторые из них: по пунктам разберем графы, в которых можно допустить ошибки.
Заполнение журнала кассира–операциониста
Рассмотрим заполнение журнала кассира — операциониста по графам:
- Графа 1 — записывается дата.
- Графа 1 — записывается номер секции, данная запись делается, если есть разбивка по секциям. Иначе ставим прочерк.
- Графа 3 — записывается ФИО кассира – операциониста или лица, непосредственно на данной ККМ в течение смены.
- Графа 4 — «Порядковый номер контрольного счетчика на конец рабочего дня» — проще говоря, номер Z-отчета. Этот номер можно причесть на сомом Z-отчете. Заполняется обязательно без пропусков в нумерации, то есть отчеты идут один за другим: 0001,0002,0003 и т.д.
- Графа 5 — «Показания контрольного счетчика, регистрирующего количество переводов..» — опять же, говоря простыми словами, количество продаж в смену.
- Графа 6 — «Показания суммирующих денежных счетчиков». Все суммы, пробитые по ККМ заносятся в фискальную память. В фискальной памяти ККМ хранится информация как по отдельному дню, так и общая сумма пробитая по ККМ. Вот эту сумму на начало смены и нужно заносить в эту графу. Или, говоря проще, сумма продаж нарастающим итогом с начала деятельности и до начала смены.
- Графы 7-8 пропускаем.
- Графа 9 — заносятся данные об общей сумме продаж за весь период деятельности ККМ (с момента регистрации ко конца текущего дня). Сумма, занесенная в эту графу, должна совпадать с суммой, отраженной в графе 6 следующего дня.
- Графа 10 — заносится выручка по ККМ, пробитая за день. Данная сумма будет напечатана в Z-отчете. Для контроля: графа 10 = графа 9 – графа 6.
- Графа 11 — отражается фактическая сумма наличных денежных средств, сдаваемая в кассу в конце смены.
- Графа 12 — отражается количество продаж по документам, проще говоря, по кредитным картам.
- Графа 13 – фактически полученная сумма по кредитным картам.
- Графа 14 — отражается общая сумма денежных средств, сданных в бухгалтерию за смену. Данные по этой графе не всегда совпадают с графой 10. Это происходит в случае ошибочно пробитого кассового чека, недостачи и т.д.
- Графа 15 — отражается сумма, возвращенная покупателям, как ошибочно пробитая кассиром в течение дня (графа 10 = графа 15 + графа 14).
- Графы 16, 17, 18 — проставляются подписи ответственных лиц.
Исправления в журнале кассира-операциониста
2 способа внести исправления в журнал:
- Если пропущена строка, то можно дописать её внизу в свободном поле и заверить исправление.
- Если необходимо исправить показатель, то его аккуратно зачеркивают и надписывают правильный, заверяя исправление.
Любые исправления нужно заверить надписью «исправлено верно», подписью руководителя (главного бухгалтера) и синей печатью.
Образец журнала кассира-операциониста
Пример заполнения журнала приведен ниже.
Левая страница разворота
Продолжение страницы разворота
Теперь вы без труда сможете заполнить журнал кассира — операциониста самостоятельно. Появились вопросы? Задавайте их в комментариях.
Получайте новые статьи блога к себе на почту — так вы всегда будете в курсе новостей для ИП!